Az emberek többsége kénytelen-kelletlen készít útnyilvántartást és e tevékenység során előfordulnak olyan hibák és hiányosságok, amelyek csökkentik az egyébként hivatalosan elszámolható költségeket, vagy annak formai hiányossága miatt nem fogadják el egy esetleges ellenőrzés során. Ilyenkor kárba vész a befektetett munka és ráadásul még a kirótt bírságot is meg kell fizetni. Melyek azok a végzetes melléfogások, amelyek leggyakrabban fordulnak elő az útnyilvántartás készítése során? Hogyan lehet megelőzni ezeket a hibákat, hiányosságokat? Mik azok a szempontok, amikre odafigyelve a követelményeknek 100%-ig megfelelő útnyilvántartást lehet készíteni? Olvassa végig ezt a tanulmányt, és választ kap a kérdéseire! 1. EGYÁLTALÁN NEM KÉSZÍTENEK ÚTNYILVÁNTARTÁST Meglepő módon gyakran találkozunk ezzel a helyzettel. „Nekünk nincs időnk erre” - mondják. Találkozunk olyan esetekkel is, amikor csak bemondanak egy számot a könyvelőnek, aki ezt az összeget elszámolja költségként, és szentül megfogadják, hogy majd később elkészítik az útnyilvántartást. Ez aztán az esetek többségében nem, vagy csak akkor történik meg amikor már „ég a ház”. Gondoljon bele, hogy ez mekkora rizikó! Milyen következményei lehetnek ennek a helyzetnek, ha mondjuk holnap beüt egy ellenőrzés? Igaz-e az, hogy az ilyen helyzetek mindig a legrosszabb időpontban jönnek be? Van-e ilyenkor extra idő visszamenőleg elkészíteni, akár csak pár hónapra is, az útnyilvántartást ha eddig nem volt? 2. DRÁGA CÉGAUTÓ-ADÓT FIZETNEK vagy NEM MEGFELELŐEN ALKALMAZZÁK AZ ÚTNYILVÁNTARTÁST (EZUTÁN) Ennek a pontnak lehetne az is az alcíme, hogy „Ön még mindig cégautó-adót fizet?”. Rengeteg cég a mai napig – különböző indokokra hivatkozva – még mindig a tetemes cégautó-adót fizeti, holott ezt sokkal olcsóbban is meg lehet oldani – legálisan. Tapasztalatunk szerint a fent említett indokok mögött valójában lustaság, érdektelenség, személyes előny (nem céges!!!) vagy egyszerűen az információ hiánya húzódik meg. Ön, mint cégvezető, abból a pénzből amit éves szinten így kifizet, vajon milyen mértékben tudná fejleszteni a termelést, növelni a bevételt? Javulna-e a vállalati morál ha az így kifizetett pénzt a kiválóan elvégzett munka elismerésére fordítaná? Milyen hatása lenne ennek a vállalat eredményességére a jövőben? Miről is van szó? Alapesetben ezek a cégek cégautó-adót fizetnek, mert „ezt mondta a könyvelő”, így lehet a cégautókat magáncélra is használni. Egyébként ez természetbeni juttatásnak minősül, ami után a cég köteles megfizetni a cégautó-adót, ennek SZJA összege az autó értékétől függően 6.000 – 112.000 Ft / hónap + Eho + Munkaadói járulék! Egy átlagos 3,5 MFt értékű autó után (ami csak fapados) ez az összeg havonta 32.000 Ft! Adótételek | A személygépkocsi beszerzési ára | A személygépkocsi beszerzésének évében és az azt követő 1-4. évben | A személygépkocsi beszerzésének évét követő 5. és további években | | 1 – 500 000 Ft | 6 000 Ft | 3 000 Ft | | 500 001 – 1 000 000 Ft | 8 000 Ft | 4 000 Ft | | 1 000 001 – 2 000 000 Ft | 12 000 Ft | 6 000 Ft | | 2 000 001 – 3 000 000 Ft | 20 000 Ft | 10 000 Ft | | 3 000 001 – 4 000 000 Ft | 26 000 Ft | 13 000 Ft | | 4 000 001 – 5 000 000 Ft | 32 000 Ft | 16 000 Ft | | 5 000 001 – 8 000 000 Ft | 42 000 Ft | 21 000 Ft | | 8 000 001 – 10 000 000 Ft | 60 000 Ft | 30 000 Ft | | 10 000 001 – 15 000 000 Ft | 82 000 Ft | 41 000 Ft | | 15 000 000 Ft felett | 112 000 Ft | 56 000 Ft | Miután szépen lassan egyre több cég rájön, hogy ezt sokáig nem tudja / nem érdemes fizetni, mert spórolni, racionalizálni kell, csökken a versenyképessége, stb. akkor tér át – a minden körülményt is számolva sokkal olcsóbb – útnyilvántartásra, de akkor is figyelni kell a következőkre: Az útnyilvántartás elkészítése önmagában még nem elegendő, mert ekkor még vélelmezhető, hogy az autók esetleg mégis csak futnak magáncélból, és annak számít pl. a munkába járás is. A megoldás az, hogy a cégvezető írásos utasításban tiltja meg a cég tulajdonában levő autók magánhasználatát. Az így szabályozott gépkocsi használat és az azokra elkészített útnyilvántartás kizárja a magánhasználat vélelmezhetőségét. Az Ön cége rendelkezik ilyen utasítással? De Ön szeretne spórolni is, és legálisan használni a cégautót magánhasználatra is, mi a teendő? Nagyon egyszerű: az útnyilvántartásban a magánutakat külön meg kell jelölni, és azután be kell fizetni az autóval kapcsolatos költségeket – amit egy jó program egyből ki is számol. Mindent egybevéve (egy útnyilvántartó program ára, az útnyilvántartással eltöltött idő és a magánhasználat utáni befizetések) összesen a cégautó-adóhoz képest kb. 75% költséget lehet megspórolni! Ön megteheti, hogy ezt kihagyja? Tekintse meg az alábbi összefoglaló táblázatot, ahol különböző tipikus felhasználást modellezünk! Összehasonlítjuk a cégautó-adó költségeit az útnyilvántartás költségeivel úgy, hogy utóbbinál mindenből az extrém drága eseteket vesszük, megtámadhatatlanul, tehát a legrosszabb esetben is ennyit spórolhat meg a cége! Útnyilvántartó programba való befektetés: 200-700 Ft / hó, autók számától függően A programot használó munkatárs idejével: havi bruttó 300.000 Ft kereset mellett, autónként 15 perccel számolva 250 Ft / autó Havi 1.000 Km magánhasználatot feltételezve ez 9.000 Ft befizetendő karbantartási költség Több autó esetén főleg a középkategóriás autókból válogattunk be, de számolunk felső- és alsókategóriás autókkal is (tapasztalatunk szerinti megoszlás) Havi költségek cégautó-adó esetén | Autók | SZJA | EHO | Munkaadói | Adók | | száma | | | | összesen | | 1 | 26 000 Ft | 6 500 Ft | 195 Ft | 32 695 Ft | | 3 | 94 000 Ft | 23 500 Ft | 705 Ft | 118 205 Ft | | 5 | 158 000 Ft | 39 500 Ft | 1 185 Ft | 198 685 Ft | | 8 | 236 000 Ft | 59 000 Ft | 1 770 Ft | 296 770 Ft | | 10 | 288 000 Ft | 72 000 Ft | 2 160 Ft | 362 160 Ft | | 15 | 448 000 Ft | 112 000 Ft | 3 360 Ft | 563 360 Ft | | 20 | 608 000 Ft | 152 000 Ft | 4 560 Ft | 764 560 Ft | | 40 | 1 208 000 Ft | 302 000 Ft | 9 060 Ft | 1 519 060 Ft | | 60 | 1 848 000 Ft | 462 000 Ft | 13 860 Ft | 2 323 860 Ft | | 80 | 2 368 000 Ft | 592 000 Ft | 17 760 Ft | 2 977 760 Ft | | 100 | 2 888 000 Ft | 722 000 Ft | 21 660 Ft | 3 631 660 Ft | Havi költségek útnyilvántartás esetén – és a havi megtakarítás a cégautó-adó költségeivel szemben | Autók Program- Munkaidő- Magánhasználat | Útnyilvántartással | Megtakarítás | Megtakarítás | | száma | költség | költség | költsége | összesen | | | | 1 | 694 Ft | 250 Ft | 9 000 Ft | 9 944 Ft | 22 751 Ft | 69,6% | | 3 | 1 362 Ft | 750 Ft | 27 000 Ft | 29 112 Ft | 89 093 Ft | 75,4% | | 5 | 1 860 Ft | 1 250 Ft | 45 000 Ft | 48 110 Ft | 150 575 Ft | 75,8% | | 8 | 2 608 Ft | 2 000 Ft | 72 000 Ft | 76 608 Ft | 220 162 Ft | 74,2% | | 10 | 3 110 Ft | 2 500 Ft | 90 000 Ft | 95 610 Ft | 266 550 Ft | 73,6% | | 15 | 4 215 Ft | 3 750 Ft | 135 000 Ft | 142 965 Ft | 420 395 Ft | 74,6% | | 20 | 5 340 Ft | 5 000 Ft | 180 000 Ft | 190 340 Ft | 574 220 Ft | 75,1% | | 40 | 9 760 Ft | 10 000 Ft | 360 000 Ft | 379 760 Ft | 1 139 300 Ft | 75,0% | | 60 | 14 220 Ft | 15 000 Ft | 540 000 Ft | 569 220 Ft | 1 754 640 Ft | 75,5% | | 80 | 18 640 Ft | 20 000 Ft | 720 000 Ft | 758 640 Ft | 2 219 120 Ft | 74,5% | | 100 | 23 100 Ft | 25 000 Ft | 900 000 Ft | 948 100 Ft | 2 683 560 Ft | 73,9% | Na, ezt mutassa meg a főnökének! Van még kérdése? 3. RENDSZERTELENÜL ÉS MANUÁLISAN KÉSZITIK EL AZ ÚTNYILVÁNTARTÁST Ön, aki nem egy célprogrammal készíti az útnyilvántartást, pontosan tudja, hogy az mennyi idejét emészti fel. Ez főként azokra igaz, akik már legalább egyszer megtapasztalták azt, hogy mivel jár az, amikor egy év útnyilvántartását egyszerre kell megcsinálni. Volt-e már olyan, amikor igazán alkalmas volt az időpont arra, hogy akár egy vagy több napot is csak azzal töltsön el, hogy időre elkészüljön az útnyilvántartása? Éjszakázott már emiatt? Mennyire stresszes az ilyen helyzet? Mekkora az esély ilyenkor arra, hogy olyan hibát kövessen el ami később végzetes lehet? Megéri az eredmény mindezt? A fentiek megelőzése érdekében javasoljuk egy célszoftver használatát, amivel konzekvensen minden hónapban elkészíti az útnyilvántartását úgy, hogy a program kizárja azokat a törvényi és egyéb ellentmondásokat és buktatókat amiket egyébként a legtöbben elkövetnek. 4. NEM HASZNÁLJÁK A KORREKCIÓS TÉNYEZŐKET A szabályok lehetővé teszik úgynevezett korrekciós szorzók használatát az útnyilvántartás készítése során. Ezek a téli-nyári és a közúti-városi szorzók. Ezek használata révén akár havi szinten is jelentős mértékű többletköltséget lehet hivatalosan elszámolni. Ugyanakkor a korrekciós tényezők használata nagyban megnöveli az útnyilvántartás elkészítési idejét is, hacsak nincs egy erre felkészített eszköze az embernek. Ez különösen a közúti és városi km elszámolás vonatkozásában igaz. Ezeket a futott kilométereket szét kell választani és a városban futott értékre használni a megfelelő szorzót. Ez az ok ami miatt a többség nem használja ki a városi szorzó adta lehetőséget, különösen ha manuálisan készíti az elszámolást. Tapasztalatunk szerint egy átlagos autó átlagos céges felhasználása során ez a legálisan elszámolható összeg havonta 15.000 - 25.000 Ft!!! Van, aki kockáztat és akár számlát vesz adója csökkentésének érdekében, és van, aki csak a legális lehetőségeket használja ki…Ön mit tesz? 5. MEGBÍZNAK VALAKIT, HOGY KÉSZÍTSE EL AZ ÚTNYILVÁNTARTÁST Ön bízott már meg valakit, hogy csinálja meg az útnyilvántartását? Például a feleségét, lányát, fiát, titkárnőjét? Olyan valakit akinek van erre ideje? Ezt az időt ki fizeti? Igaz, hogy a szívességek a legdrágábbak? Emlékei szerint milyen volt a megbízás fogadtatása? És az eredmény? Utánaszámolt annak, hogy ez Önnek mennyi idejébe, energiájába és pénzébe került? Ahhoz, hogy valaki más csinálja meg az Ön útnyilvántartását az kell, hogy az illető egy kicsit tudjon az Ön fejével gondolkodni. Ez nem lehetetlen, csak ennek érdekében el kell látni az illetőt a szükséges információkkal: ez minimálisan a partner lista, az időpontok, a futott kilométer teljesítmény vagy a benzinszámlák, és természetesen azt, hogy hol járt és mikor…és meg kell adni a nyilvántartás formátumát ami megfelel az előírásoknak és el kell magyarázni, hogy hogyan is kell azt megcsinálni. Akár Ön is elkészíthetné… Előfordult már Önnel, hogy nem azt kapta vissza amit várt? Volt már olyan érzése, hogy az eredmény nem érte meg a befektetett energiát? 6. NEM ISMERIK AZOKAT A SZABÁLYOKAT, AMELYEKNEK AZ ÚTNYILVÁN
TARTÁS MEG KELL, HOGY FELELJEN Ennek a hiányosságnak következménye lehet, hogy Ön elveszthet olyan költséget, ami egyébként hivatalosan elszámolható lehetne és ezzel veszteség éri Önt, vagy olyat számol el amit nem lehetne! Ha az elkészített útnyilvántartás nem felel meg az APEH előírásainak, akkor előfordulhat, hogy egy esetleges ellenőrzés során az ezért kirótt büntetés magasabb lesz mint az eredetileg kiszámolt, elszámolható költség. Így nem árt, ha az ember tisztában van a szabályokkal, de legalább olyan programot használ ami ismeri azokat. Az már csak hab a tortán ha a program szállítója esetleg szakértője is az útnyilvántartás készítésének és így az eszköz mellé képes szolgáltatni Önnek a korrekt útnyilvántartás készítéshez szükséges információkat, tájékoztatja Ön az aktualitásokról. Az Önök útnyilvántartó programot szállító partnere is ilyen? 7. AZONOS UTAKRA MÁS-MÁS TÁVOLSÁGOKAT SZÁMOLNAK EL Nyilvánvaló, hogy az útnyilvántartás készítésének egyik alapadata a partnerek meglátogatása során futott távolság kilométerben. Hogyan tudja meg az ember ezt a távolságot? Egyszerűen leolvassa az autó km órájáról. Leírja a km óra állást induláskor és megérkezéskor, aztán a két adat különbségéből kiszámítja, hogy adott partner milyen távolságra van a telephelyétől. Ha adott napon partnerről partnerre jár, akkor ugyanezt teszi az egyes partnerek közötti utak során is. Ön ezt a módszert követi? Vagy nem? Tapasztalatunk szerint a távolságok meghatározásához az esetek többségében más módszereket használnak. Példának okáért a SACCOGRÁF-ot. Megsaccolják a telephely és a partner, valamint az egyes partnerek közötti távolságokat. Különböző ismert és ismeretlen okok miatt azonban a SACCOGRÁF és az emlékezet nem mindig működik helyesen, értsd azonosan, ezért előfordul, hogy az útnyilvántartásban különböző napokon ugyanazon partner más-más távolsággal lesz felvéve. Ön mire gondolna, ha ilyen útnyilvántartást tartana a kezében mint ellenőr? Persze a távolságokat nagy pontossággal meg lehet határozni térképről is. Nagyon sok jó térkép áll rendelkezésre mind nyomtatott mind elektronikus formában, akár az Interneten is, amelyekről elégséges pontossággal meg lehet határozni a telephely – partner és a partner – partner távolságokat. Ez csak idő és türelem kérdése nem igaz? Hát éppen ez az! Idő és türelem. Ebből van legtöbbünknek a legkevesebb! Ezért aztán sok esetben csak a telephely és a partner közötti távolságokat mérik meg és veszik fel. Ezekkel az adatokkal azonban csak állandó telephely – partner utakat lehet megjeleníteni. Ezek az úgynevezett csillag utak itt a Föld nevű bolygó Magyarországában. A logika azt diktálja, hogy ha az ember útra kel, akkor abban a térségben, ahova megy, látogassa meg mindazon partnereit akik útba esnek vagy abban a térségben közel vannak egymáshoz. Amikor azonban csak a telephely – partner távolságok állnak rendelkezésre, azokkal nincs lehetőség körutakat szervezni. Nincs más választás, az azonos területen levő partnerek meglátogatását más-más napokra kell beállítani. Jellemző az így készített útnyilvántartásokra az, hogy főként vidéki és a telephelytől nagy távolságokra levő partnerekhez megtett utakat szerepeltetnek benne. Valamilyen oknál fogva ezeket a partnereket szívesebben látogatják mint a közelebb levőket. Telephely – Partner – Telephely. Telephely – Partner – Telephely. Ismerős? Ön nyugodt szívvel ad ki a kezéből elszámolásra egy ilyen útnyilvántartást? Mivel pedig a legtöbbünk rendszeresen az idő szorításában van, ezért jó, ha az ember olyan megoldást keres vagy használ ahol a távolságok meghatározása a telephely – partner és a partner – partner viszonylatban is automatizált és persze pontos. 8. A BENZIN, A SZERVIZ ÉS AZ AUTÓPÁLYA MATRICÁK SZÁMLÁI NEM EGYEZNEK AZ ELSZÁMOLT UTAKKAL Kellemetlen, ha egy ellenőrzés során a benzinszámláról az derül ki, hogy adott napon mondjuk a gyulai Shell kúton délelőtt 11 órakor tankolt valaki, ugyanakkor az útnyilvántartás szerint aznap nem is járt arra. Fontos, hogy az útnyilvántartásban feltüntetett utak megfeleljenek az adott hónapban készült benzin és autópálya matrica számláknak. Nem árt figyelni arra sem, hogy ne számoljunk el egész napos utat arra a napra amikor az autó szervizben volt. Főként ha szerviz számlát lekönyvelik. Érdekes szituációk alakulnak ki amikor valaki más hoz benzinszámlát és azt használják fel az útnyilvántartás készítésekor. Előfordul ilyenkor, hogy az útnyilvántartás szerint valaki szombaton vagy vasárnap csak azért utazott 200 km-t, hogy tankoljon. Vagy a két számla között időben, térben, fogyasztásban lehetetlen teljesíteni a leírtakat. Ment Ön már átlag 300-al, hogy odaérjen? Ön szerint mennyire átlátszó ez? Nem nyerő szituáció az sem amikor az útnyilvántartás szerint adott napon a cég telephelyén fejezte be a tevékenységét mondjuk Debrecenben, ugyanakkor az aznapi éjszakára szóló szállodaszámla szerint egy soproni szállodában töltötte az éjszakát. 9. AZ ELKÉSZÍTETT ÚTNYILVÁNTARTÁS NEM TARTALMAZZA AZ ELŐÍRÁS SZERINTI ADATOKAT Az SZJA törvény vonatkozó paragrafusai pontosan meghatározzák, hogy az útnyilvántartásnak milyen adatokat kell tartalmaznia. Ezek bármelyikének hiánya esetén az elkészített útnyilvántartás felesleges időtöltéssé válhat akkor, ha azt egy ellenőrzés során nem találják megfelelőnek. Éppen ezért célszerű olyan eszközt választani az elszámolás elkészítéséhez ami olyan dokumentumot generál, amely minden vonatkozásban megfelel az előírásoknak. Előny ha a program gyártója fel tud mutatni egy adóhatósági állásfoglalást ezzel kapcsolatban. Mint cégvezetőnek vagy mint a cég gazdasági vezetőjének, könyvelőjének Önnek tisztában kell lennie ezekkel az előírásokkal. Ennek ellenére előny ha olyan gyártó termékét használják az útnyilvántartás elkészítésére, aki követi az eseményeket és szolgáltatóként felhívja a figyelmet az esetleges változásokra, a programját pedig azonnal, de legalábbis rövid idő alatt az új feltételekhez igazítja és az így módosított programot a megadott határidőn belül a partnerei rendelkezésére bocsátja. Az Ön útnyilvántartása megfelel a formai követelményeknek? Amikor választott, egyszerűen csak levett egy programot valahol egy polcról vagy a programmal együtt szert tett egy támogatásra is? Döntéshozatal előtt volt-e lehetősége megnézni, hogy mivel kapcsolatban kell döntenie? Önnek melyik verzió lenne az előnyösebb? 10. TELEPHELYNEK A LAKÁST TÜNTETIK FEL AZ ÚTNYILVÁNTARTÁSBAN Többen gondolják úgy, hogy a saját lakásukat, amely esetenként a cég székhelye telephelyként tüntetik fel az útnyilvántartásban, onnan indulnak reggel és oda érkeznek meg este. Ez nem megfelelő. Azt gondolják, hogy majd megmagyarázzák a dolgot, amikor arra kerül a sor. Telephely a bevételszerző tevékenység helyszíne, és csak azokat az utakat lehet elszámolni üzleti útként, amelyek Telephelytől – Telephelyig tartanak. Persze nap közben meg lehet látogatni a cég székhelyét és ott el lehet tölteni munkával az éjszakát, de a napot hivatalosan azon a Telephelyen kell befejezni ahova az adott autó tartozik. Az Ön lakása egyúttal Telephelye is a cégnek? +1 BÓNUSZ VÉGZETES HIBA. VALÓJÁBAN EZ SZÁMÍT HIBÁNAK! Ön, Kedves Hölgyem, Uram elolvasta a fentieket és ezután sem figyel ezekre a részletekre. Nem cselekszik, minden marad a régiben. Az hibázik, aki így tesz.
|
